Tudo que você precisa saber pra rodar sua barbearia no Gentle Club
Este guia explica cada tela do sistema — do cadastro da sua empresa até o fechamento da comissão do mês — pensado pra quem nunca usou o Gentle Club antes. Use o índice ao lado pra ir direto no assunto que precisar.
Primeiros passos
Como criar a conta da sua barbearia, escolher plano, entrar no sistema e trazer o resto da equipe pra dentro.
Criando sua empresa (cadastro)
Quem ainda não tem conta cria a própria barbearia na tela de cadastro. Ao
final, o sistema cria um endereço só seu — algo como
suabarbearia.gentleclub.com.br — e você já entra automaticamente
com 14 dias de teste grátis, sem precisar de cartão de crédito.
- Preencha o nome da barbearia, seu nome completo, e-mail e uma senha (mínimo 6 caracteres).
- Escolha o ciclo de pagamento: Mensal, Trimestral (10% off), Semestral (15% off) ou Anual (20% off). Os preços dos planos abaixo mudam automaticamente conforme o ciclo escolhido.
- Escolha o plano: Basic, Bronze, Silver ou Gold — cada um mostra quantos barbeiros inclui e se tem WhatsApp.
- Clique em "Criar empresa". Você é redirecionado direto pro endereço da sua barbearia, já logado.
Tela de cadastro: o preço de cada plano muda junto com o ciclo escolhido no topo.
Dá pra pedir troca de plano depois, direto em Configurações → Empresa → "Quero trocar de plano" — mas o pedido só é efetivado depois que o suporte confirmar o pagamento por fora, não é instantâneo.
Entrando (login)
Depois de criada, a empresa é acessada sempre pelo mesmo endereço
(suabarbearia.gentleclub.com.br/login): e-mail, senha, e o
ícone de olho no campo de senha pra conferir o que foi digitado antes de
confirmar. Se o login der certo mas a conta ainda não tiver empresa ou
perfil vinculado, o sistema avisa exatamente isso na tela, em vez de abrir
uma área vazia.
Trazendo o resto da equipe
Existem dois jeitos de colocar um Barbeiro ou Contador pra dentro do sistema — os dois ficam em Configurações → Empresa.
- Em Configurações → Empresa, escolha o papel (Barbeiro ou Contador) e clique em "Gerar convite".
- Copie o link gerado (algo como
.../convite/AB12CD34) e mande pra pessoa por WhatsApp, e-mail, etc. - A pessoa abre o link, preenche nome, e-mail e senha, e entra direto na sua empresa, já com o papel definido no convite.
Cada link só funciona uma vez — depois de usado, fica marcado "Usado" na lista e não pode ser reaproveitado.
Em Configurações → Usuários e perfil, preencha nome, e-mail, senha e papel, e clique em Cadastrar — sem precisar mandar link nenhum. Mais rápido quando você está presencialmente com a pessoa.
Pra criar o login de um Barbeiro, o profissional precisa já existir como cadastro em Cadastros → Barbeiros. O login é só o "acesso" — o cadastro com nome, telefone e horários é separado (veja a seção Cadastros).
Papéis e permissões
O Gentle Club tem três tipos de acesso. O que cada pessoa vê no menu depende do papel dela e do que o Admin liberou.
| Papel | O que enxerga por padrão |
|---|---|
| Admin | Tudo, sempre — não dá pra restringir o Admin, e é ele quem decide o que Barbeiro e Contador veem. |
| Barbeiro | Só a própria agenda, próprios clientes atendidos e a própria comissão — nunca dados de outro barbeiro. Começa vendo só "Início" até o Admin liberar mais. |
| Contador | Relatórios e financeiro da empresa toda (contas + comissão), mas nada de agenda/cadastros por padrão. |
Quem decide, módulo por módulo, o que Barbeiro e Contador podem ver e editar é o Admin, na tela Usuários e permissões.
Dashboard
A primeira tela que o Admin vê ao entrar. Mostra um raio-x da semana atual comparado com a semana anterior — pra saber rápido se o movimento está subindo ou caindo.
Cards com variação sobre a semana anterior, capacidade do dia e formas de pagamento.
- Serviços na semana — receita só de atendimentos concluídos.
- Faturamento na semana — atendimentos concluídos + venda de produtos, o número "cheio".
- Clientes novos na semana — quantos clientes inéditos entraram no cadastro.
- Capacidade diária — quanto da agenda de hoje já está ocupada, com um selo: Precisa de clientes (abaixo de 40%), Tranquilo (40–70%), Atenção (70–95%) ou Lotado (95%+).
- Formas de pagamento na semana — gráfico de pizza (Pix, débito, crédito, dinheiro) da receita da semana.
Só conta o que já está com status Concluído. Agendamentos que ainda vão acontecer, ou que foram cancelados/não compareceram, não entram nesses números.
Início — o painel do dia
Diferente do Dashboard (que olha a semana), a tela "Início" é operacional: o que está acontecendo agora, cadeira por cadeira. É a tela pra deixar aberta o dia inteiro no balcão.
Uma "raia" por barbeiro que está trabalhando hoje, com cronômetro ao vivo.
Cada barbeiro que tem algo agendado hoje ganha o próprio cartão, mostrando quem está sendo atendido (ou o próximo da fila) e um cronômetro:
- Contando o tempo restante do atendimento em andamento — fica vermelho e mostra "TEMPO EXCEDIDO" se passar do previsto.
- Ou contando quanto falta pra começar — fica vermelho e mostra "ATRASADO" se o horário já passou e ninguém iniciou.
- Iniciar Registra a hora real de início e muda o status pra "Em atendimento".
- Finalizar Pede a forma de pagamento (Pix, débito, crédito ou dinheiro) e marca como "Concluído".
- Cancelar Pede um motivo opcional. É esse cancelamento (não o "não compareceu") que avisa automaticamente quem estiver na lista de espera daquele horário.
- Não compareceu Registra a falta com uma observação opcional.
Abaixo do cartão em destaque, a fila com os próximos atendimentos do mesmo barbeiro naquele dia, cada um com ações rápidas de cancelar/não compareceu. Ao lado, um resumo simples do dia: total, cancelados, concluídos e não compareceu — atualiza sozinho a cada ação.
Agenda e agendamentos
A tela "Agendamentos" tem três abas: Lista, Agenda (visão semanal) e Encaixes (lista de espera).
Aba Lista
Todos os agendamentos, do mais recente pro mais antigo, com data/hora, cliente, serviço, barbeiro, preço e uma etiqueta colorida de status. Clique numa linha pra abrir e editar.
Aba Agenda — visão semanal
Semana inteira, hora a hora, um bloco colorido por barbeiro. Passe o mouse pra ver o detalhe.
Setas nas laterais avançam/voltam semana. Cada barbeiro ganha uma cor (legenda acima do grid), e agendamentos cancelados somem da visão — só aparecem na aba Lista. Um Barbeiro só vê a própria coluna.
Criando um agendamento — passo a passo
O formulário de novo agendamento é um assistente guiado, com um resumo ao lado que vai se preenchendo:
- Cliente — digite nome ou telefone pra buscar; se a pessoa ainda não é cliente, dá pra cadastrar ali mesmo, sem sair da tela.
- Serviço — escolha em cards com nome, preço e duração.
- Profissional — escolha o barbeiro (trocar de barbeiro reseta a data/horário escolhidos, já que a disponibilidade muda).
- Data e horário — dias sem expediente, de folga ou de férias daquele barbeiro ficam desabilitados; escolhido o dia, só aparecem horários realmente livres.
- Confira o resumo (cliente, serviço, profissional, data, total) e clique em Confirmar.
O sistema nunca mostra um horário inválido pra escolher:
- Não deixa marcar em cima de outro atendimento do mesmo barbeiro.
- Respeita o expediente e o horário de almoço configurado pra cada barbeiro (veja Cadastros → Barbeiros).
- Não deixa marcar em dias de folga ou férias do barbeiro (veja Cadastros → Barbeiros).
- Não deixa marcar num horário que já passou, no dia de hoje.
Status de um agendamento
| Status | Significado |
|---|---|
| Agendado | Marcado, ainda não começou. Status inicial de todo agendamento novo. |
| Em atendimento | O barbeiro clicou em "Iniciar" no Painel do dia. |
| Concluído | Serviço terminado e forma de pagamento registrada. Só esse conta como receita. |
| Cancelado | Cancelado, com motivo opcional. Libera aviso automático pra quem está na lista de espera daquele barbeiro/dia. |
| Não compareceu | Cliente faltou. Não libera aviso de lista de espera. |
Agendamentos feitos pelo próprio cliente no WhatsApp (veja Bot de atendimento) ganham um selo 🤖 Agendado pelo bot na lista, pra diferenciar do que a equipe cadastrou pelo sistema. Se o cliente confirmou presença respondendo o bot, aparece também ✓ Cliente confirmou.
Lista de espera / Encaixes
Pra quando um cliente quer um dia específico que já está lotado. Em vez de dispensar, você põe na lista de espera daquele dia (e, se quiser, daquele barbeiro) — se alguém cancelar, o sistema avisa automaticamente.
A lista de espera não agenda ninguém sozinha. Mesmo depois do aviso automático de vaga aberta, alguém da equipe ainda precisa confirmar com o cliente e clicar em "Colocar na agenda" pra virar um agendamento de verdade.
- Cliente Busca ou cadastra na hora, igual no agendamento.
- Barbeiro Obrigatório escolher um específico.
- Serviço Obrigatório.
- Dia desejado Não pode ser antes de hoje.
- Observação Ex: "prefere de manhã".
O que acontece quando alguém cancela
Automático, sem ninguém precisar lembrar: se um agendamento é cancelado (não vale pra "não compareceu"), o sistema procura quem está esperando aquele mesmo barbeiro naquele mesmo dia, gera uma mensagem de WhatsApp avisando da vaga e a coloca na fila de mensagens (veja a seção Mensagens) — o status do encaixe muda pra "Vaga oferecida". Isso só funciona em planos com WhatsApp habilitado; no Basic, o encaixe continua existindo, só que sem o aviso automático.
| Status do encaixe | Significado |
|---|---|
| Aguardando vaga | Esperando, recém-criado. |
| Vaga oferecida | O sistema já avisou que abriu uma vaga compatível. |
| Atendido | Virou um agendamento de verdade. |
| Cancelado | O cliente desistiu de esperar. |
Barbeiros, serviços, produtos e clientes
"Cadastros" é um hub com cinco abas — cada uma abre a lista e o formulário do respectivo cadastro. Só aparecem as abas que o seu perfil pode ver.
Barbeiros
Cartão com foto, nome e telefone por barbeiro. O formulário de cadastro:
- Foto Upload com pré-visualização.
- Nome Obrigatório.
- Telefone/WhatsApp Obrigatório, com máscara automática.
- E-mail Só como referência — não cria login sozinho.
- Dias e horários Uma linha por dia da semana: ative o dia, defina entrada/saída e, se tiver, início/fim do almoço.
- Folgas e férias Seção separada, abaixo dos dias e horários: cadastre um ou mais períodos (um dia só, ou várias semanas de férias) em que esse barbeiro fica indisponível. Cada período tem data inicial, data final e um motivo opcional (ex: "Férias").
Cadastrar o barbeiro aqui não cria login pra ele entrar no sistema — só o registro/agenda. O login é criado separadamente em Configurações → Usuários, escolhendo esse barbeiro numa lista.
Cada plano tem um limite de barbeiros (Basic e Bronze: 1 · Silver: 3 · Gold: ilimitado) — só conta quem está ativo, um barbeiro excluído/inativado não ocupa mais a vaga. Passar do limite trava o cadastro do próximo barbeiro com um aviso de upgrade — confira o limite em Configurações → Empresa antes de contratar alguém novo.
Durante um período de folga/férias, o barbeiro some da Agenda (o dia fica desabilitado pra escolher) e das datas oferecidas pelo bot de WhatsApp — nos dois casos, de verdade: nem um agendamento direto no sistema nem pelo bot conseguem cair em cima do período. Agendamentos que já existiam antes de cadastrar a folga não são cancelados sozinhos — cabe à equipe decidir se remarca ou cancela cada um manualmente.
Removendo um barbeiro que saiu
O botão Excluir, na listagem de Barbeiros, não apaga o cadastro — inativa. O barbeiro some da lista principal, da Agenda, dos formulários de agendamento novo e do bot de WhatsApp, e a vaga dele volta a contar como livre no limite do plano. Continua existindo, só que numa seção separada, "Ex-funcionários", com um botão Reativar pra trazer de volta a qualquer momento.
Por que inativar em vez de apagar de verdade: excluir de verdade apagaria junto todo o histórico de agendamentos, comissão e faturamento daquele barbeiro nos relatórios. Inativando, tudo isso continua intacto — as abas Relatórios e Comissão continuam mostrando e permitindo filtrar por quem já saiu.
Serviços
O cadastro mais simples do sistema: nome, valor, duração em minutos e uma observação opcional. É a partir da duração aqui que a agenda calcula os horários disponíveis.
Produtos
Tem duas partes: Catálogo (cadastro e estoque) e Vendas (registrar uma venda).
- Foto Upload opcional.
- Nome Obrigatório.
- Valor Obrigatório.
- Estoque Quantidade em número inteiro — você digita o total, não é um controle de entrada/saída separado.
- Avisar quando o estoque for menor que Limite pra esse produto aparecer no sininho de notificações. Vem preenchido com 10, mas é por produto — um item que vende rápido pode ter um limite bem maior, um de giro lento pode ter um limite menor, sem incomodar à toa.
- Produto Produtos sem estoque ficam desabilitados na lista.
- Cliente Opcional — deixe em branco pra venda avulsa/balcão.
- Profissional Se não escolher ninguém, a venda não gera comissão pra ninguém.
- Quantidade Limitada ao estoque disponível.
O estoque desconta sozinho a cada venda registrada. Quando um produto cai abaixo do limite definido pra ele, aparece no sininho de notificação no topo da tela.
Clientes
Só dois campos: nome e telefone/WhatsApp. Histórico de visitas, ticket médio e serviço favorito de cada cliente ficam em Relatórios → Clientes, não aqui.
Números banidos
Lista de telefones bloqueados — pra clientes problemáticos (falta recorrente, trote, etc.) que você não quer mais atendendo pelo agendamento automático. Cadastro simples: telefone e um motivo opcional.
O efeito é diferente dependendo de onde o agendamento é feito:
- Pelo bot de WhatsApp — bloqueio de verdade. O número nem consegue começar a agendar; o bot já explica que não dá e passa a conversa pra um atendente.
- Pelo sistema (equipe) — só um aviso. Ao selecionar esse cliente num agendamento novo, aparece um alerta de "número banido" no resumo, mas o atendente ainda pode confirmar o agendamento se quiser.
Remover da lista libera o número de novo, nos dois lugares.
Contas a pagar e a receber
A aba Financeiro tem "A pagar" e "A receber" — duas telas praticamente espelhadas — e a aba Comissão (próxima seção), que é liberada separadamente pra dar pro Barbeiro ver só a própria comissão sem abrir o financeiro geral.
- Descrição Obrigatório.
- Fornecedor/Cliente Opcional — quem cobra ou quem deve.
- Valor Obrigatório.
- Vencimento Obrigatório, já vem com a data de hoje.
- Observações Texto livre.
Cada tela mostra o total pendente e o total vencido (já passou da data e ainda não foi marcado como pago/recebido) em destaque. Uma conta some do "vencido" assim que marcada como paga/recebida — não existe pagamento parcial, é tudo ou nada por lançamento.
Comissão e cadeira alugada
A tela mais importante do financeiro pra quem trabalha com equipe. O Gentle Club suporta dois jeitos completamente diferentes de remunerar um barbeiro — e você escolhe qual usar, pessoa por pessoa.
Comissão
Modelo padrão. A barbearia recebe 100% do valor do serviço/produto e repassa uma porcentagem pro barbeiro.
Cadeira alugada
Inverte a mão: o barbeiro fica com tudo que fatura, e paga um "aluguel" pra barbearia — fixo em R$ ou uma porcentagem do que faturou.
Dá pra trocar um barbeiro de modelo a qualquer momento (mês a mês, se quiser) — a troca vale só dali pra frente, não reprocessa períodos já fechados.
Configurando as regras padrão
- Comissão padrão de serviços A porcentagem que todo barbeiro recebe, a não ser que tenha uma exceção.
- Aplicar comissão em produtos Interruptor geral. Desligado, ninguém ganha comissão de venda de produto, mesmo com exceção configurada.
- Descontar taxa de cartão Desconta a taxa da maquininha antes de calcular a comissão, só nos atendimentos pagos em cartão.
Exemplo com desconto de taxa ligado: serviço de R$100 no crédito, taxa de 5%, comissão de 40% → desconta R$5 de taxa primeiro (sobra R$95), depois calcula 40% de R$95 = R$38 de comissão (e não R$40).
Exceções por profissional ou por serviço
Pra fugir da regra padrão em casos específicos: escolha "Profissional · serviços", "Profissional · produtos" ou "Tipo de serviço", selecione quem/o quê, e defina a porcentagem. Se o mesmo barbeiro tiver uma exceção pessoal e o serviço também tiver a própria exceção, vence a exceção do barbeiro. Sem exceção nenhuma, vale a regra padrão.
Colocando um barbeiro em cadeira alugada
- Escolha o profissional (só aparecem os que ainda não estão em cadeira alugada).
- Escolha o tipo: Percentual do faturamento (paga uma % do que faturou em serviços) ou Valor fixo (paga sempre o mesmo R$, mesmo que não tenha atendido ninguém no período).
- Preencha o valor e clique em "Colocar em cadeira alugada".
Pra reverter, use "Voltar pra comissão" na lista de quem está em cadeira alugada — as exceções de comissão que essa pessoa já tinha configuradas continuam salvas e voltam a valer na hora.
O relatório de comissão
Uma linha por profissional; quem está em cadeira alugada mostra aluguel em vez de comissão.
Filtra por período (De/Até) e, pra Admin e Contador, por profissional específico — um Barbeiro só vê sempre a própria linha. Só conta o que já está "Concluído".
Relatórios
Cinco abas, todas com filtro de período (De/Até). Um Barbeiro só vê os próprios números em qualquer uma delas.
| Aba | O que mostra |
|---|---|
| Serviços | Todo atendimento concluído no período, com filtro por barbeiro, cliente e forma de pagamento — e um card de total por forma de pagamento. |
| Faturamento | Serviços + produtos juntos: total geral, quebra por dia, e lista cronológica de cada lançamento — com filtro por barbeiro, serviço e produto. Escolher um serviço ou produto específico isola só aquele tipo de lançamento; o filtro de barbeiro vale pros dois. |
| Capacidade | Estimativa de ocupação da agenda por dia, calculada a partir do expediente dos barbeiros e da duração média dos serviços — útil pra enxergar dias/horários fracos. |
| Clientes | Ranking de clientes por número de visitas, com frequência, serviço mais pedido, ticket médio e total gasto. Clique num cliente pra ver o histórico completo de visitas. |
| Canais | Quantos agendamentos do período vieram da equipe pelo sistema versus do cliente direto pelo bot de WhatsApp — contagem, porcentagem e uma barra comparativa. |
Mensagens (WhatsApp)
Disponível nos planos Bronze, Silver e Gold. A mensagem de confirmação de um agendamento novo sempre passa por um clique humano antes de sair — a única exceção é o lembrete automático de véspera/dia do horário, que sai sozinho sem revisão (veja abaixo).
Histórico de conversa por cliente + fila de confirmações automáticas no topo da tela.
Fila de confirmações — o que é automático
Toda vez que um agendamento novo é criado, o sistema já escreve sozinho um rascunho de mensagem de confirmação (nome do cliente, data, horário, barbeiro, serviço) e coloca numa fila. Ninguém digitou nada ainda — é aqui que entra a revisão humana: pra cada mensagem da fila, alguém clica em Enviar (manda pro cliente de verdade) ou Descartar. Depois de uma dessas duas ações, a mensagem sai da fila e vai pro histórico.
Lembretes automáticos
Diferente da confirmação (que fica numa fila esperando alguém clicar em Enviar), o lembrete sai sozinho, sem revisão, em dois momentos pra todo agendamento que ainda estiver com status "Agendado":
| Quando | Horário do envio |
|---|---|
| Véspera | 18h do dia anterior ao horário marcado. |
| No dia | 8h da manhã do próprio dia do horário. |
Cada um desses dois lembretes é enviado no máximo uma vez por agendamento. Se o agendamento for cancelado antes da hora do envio, o lembrete correspondente simplesmente não sai. Os dois textos contam normalmente pra cota mensal de mensagens do plano, igual qualquer outra mensagem — se a cota tiver acabado no momento do envio, aquele lembrete específico não sai (sem tentar de novo depois).
Conversando manualmente
Escolha um cliente na lista à esquerda, veja o histórico da conversa, e escreva uma mensagem livre — pra qualquer coisa fora da confirmação automática.
Modelos de mensagem
No botão "Modelos", dá pra criar textos prontos reutilizáveis (viram
botões rápidos acima da caixa de digitar) e editar o texto usado na
confirmação automática, usando marcadores como {cliente},
{barbearia}, {data}, {horario},
{barbeiro} e {servico} — o sistema troca pelos
valores reais na hora de gerar cada mensagem.
Quem só tem permissão de visualizar Mensagens vê o histórico e a fila, mas não tem caixa de digitar nem os botões de Enviar/Descartar — é preciso ter Edição no módulo Mensagens pra interagir.
Quando o bot passa a conversa pra você
Além das mensagens que a equipe manda, o cliente também pode conversar sozinho com o bot de atendimento automático. Quando o bot não consegue continuar sozinho (cliente pediu pra falar com alguém, número banido, sem horário disponível, etc.), ele para de responder e avisa a equipe — é aí que entra essa tela.
- A conversa fica marcada com a faixa "🤖 Bot pausado" no topo, junto com o motivo (ex: "Cliente pediu pra falar com atendente").
- O sininho de notificação no topo do app também avisa, com o mesmo motivo — mesmo em outra tela, não só dentro de Mensagens.
- Depois de responder o cliente por ali, clique em "Reativar atendimento automático" pra devolver o controle da conversa pro bot.
Se ninguém reativar manualmente, a conversa volta a responder pelo bot sozinha depois de um tempo parado sem novas mensagens (configurável em Configurações → Empresa → WhatsApp, padrão 30 minutos) — e fica registrada uma notinha no histórico da conversa avisando que isso aconteceu.
Cota de mensagens do plano
Cada mensagem enviada — seja escrita pela equipe, seja resposta automática do bot — conta pro limite mensal do seu plano (veja a tabela em Planos e preços). O uso do mês aparece em Configurações → Empresa, junto do plano atual. Se acabar antes do fim do mês, dá pra comprar um pacote extra de mensagens ali mesmo, sem precisar trocar de plano.
Bot de atendimento automático
Disponível nos planos Bronze, Silver e Gold. O cliente manda qualquer mensagem pro WhatsApp da barbearia e recebe um menu numerado — sem precisar instalar nada, é a mesma conversa de WhatsApp de sempre.
Conectando o WhatsApp
Antes do bot funcionar, alguém precisa conectar o número da barbearia. Em Configurações → Empresa, na seção WhatsApp, clique em "Conectar WhatsApp" — aparece um QR Code na tela. Abra o WhatsApp do celular da barbearia, vá em Aparelhos conectados → Conectar um aparelho e escaneie. O status muda pra "Conectado" sozinho assim que der certo.
Pra parar de usar o WhatsApp por ali (trocar de número, por exemplo), o botão vira "Desconectar WhatsApp" assim que conectado — encerra a sessão daquele número, e é preciso escanear o QR Code de novo (do mesmo número ou de outro) pra voltar a funcionar.
Use um número dedicado ao negócio, não seu número pessoal — toda mensagem que chegar nesse WhatsApp passa a ser processada pelo sistema. O bot responde qualquer número, mesmo de quem nunca foi cliente: se não achar ninguém com aquele telefone, cadastra um cliente novo na hora (usando o nome do perfil do WhatsApp, se tiver) antes de seguir com o atendimento.
O menu
São 5 opções por padrão — dá pra desativar qualquer uma, ou mudar o texto, na aba Bot de Configurações (veja abaixo):
| Opção | O que faz |
|---|---|
| 1 · Agendar horário | Pergunta serviço, barbeiro (se tiver mais de um), dia (só da semana atual, já sem os dias de folga/férias do barbeiro) e período (manhã/tarde) — mostra no máximo 2 horários livres por vez, nunca a agenda inteira. |
| 2 · Cancelar agendamento | Lista os agendamentos futuros do cliente e cancela o escolhido. |
| 3 · Confirmar presença | Marca o agendamento como confirmado pelo cliente — aparece o selo "✓ Cliente confirmou" pra equipe na Agenda. |
| 4 · Reagendar | Mesma coisa que agendar, mas atualiza um agendamento já existente em vez de criar um novo. |
| 5 · Sair do bot | Encerra o atendimento automático e passa a conversa pra um atendente (veja Mensagens). |
Quando o bot passa pra um atendente
Além da opção "Sair do bot", isso acontece sozinho quando:
- Não tem nenhum horário livre no período escolhido, ou o cliente respondeu "0" pra nenhum dos horários mostrados.
- A empresa não tem serviço ou barbeiro cadastrado.
- O barbeiro escolhido não tem mais expediente configurado nessa semana, ou todos os dias que trabalharia essa semana caem numa folga/férias cadastrada.
- O número do cliente está na lista de Números banidos.
Personalizando em Configurações → Bot
Aba só do Admin, com duas partes:
- Ativar/desativar Esconde uma das 5 opções padrão sem apagar a lógica dela — só some do menu.
- Texto Muda a frase que aparece na lista pra cada opção.
- Opção personalizada Cria uma opção nova (ex: "6) Endereço e horário de funcionamento") que só manda uma resposta fixa — não tem lógica de agenda própria.
Cerca de 30 mensagens que o bot manda em cada etapa (saudação, perguntas, confirmações, erros) — cada uma é um campo de texto com "Salvar" e "Restaurar padrão". Sem editar nada, usa o texto padrão do sistema. Campos que mostram uma lista (serviços, horários, etc.) usam {opcoes} no texto; as mensagens de confirmação aceitam {servico}, {barbeiro}, {data} e {horario}.
Configurações da empresa
Tela só do Admin, com quatro abas (a aba Bot só aparece em planos com WhatsApp). Barbeiro e Contador têm uma versão bem mais enxuta disso, só pra trocar a própria senha — veja Usuários e permissões.
| Aba | O que tem |
|---|---|
| Empresa | Renomear a barbearia, ver o plano atual (barbeiros usados do limite, uso de mensagens do mês e, se o plano já estiver ativo/pago, data de vencimento), pedir troca de plano, comprar pacote extra de mensagens, conectar/desconectar o WhatsApp e ajustar o tempo de inatividade do bot, e a área de convites da equipe. |
| Bot | Ativar/desativar opções do menu e editar todos os textos que o bot manda — veja Bot de atendimento. |
| Usuários e permissões | A matriz de permissões — veja a próxima seção. |
| Usuários e perfil | Lista de contas da equipe e cadastro direto de login — também na próxima seção. |
Pra trocar de plano ou ciclo de pagamento, use o botão "Quero trocar de plano" nessa mesma aba: escolha o novo plano/ciclo e envie o pedido. Ele fica marcado como "Aguardando confirmação" (com opção de cancelar) até o suporte confirmar o pagamento por fora e efetivar a troca — não é uma troca instantânea.
A data de vencimento do plano é definida pela Gentle Club quando confirma o pagamento — não tem como editar ali na tela. Nos últimos 10 dias antes de vencer (ou já vencido), o sininho de notificações avisa sozinho, todo dia, quantos dias faltam. Se passar do vencimento sem renovar, o acesso pode ser suspenso manualmente até regularizar — veja Dúvidas frequentes.
Usuários e permissões
Duas telas complementares — é fácil confundir uma com a outra, então vale destacar a diferença.
Usuários e perfil — as contas de acesso
Lista quem tem login: nome, papel, desde quando, e um botão pra trocar a senha da pessoa. O papel de cada pessoa pode ser trocado direto nessa lista; o próprio Admin não consegue mudar o próprio papel (o campo fica travado, marcado "você"), pra não correr o risco de se trancar pra fora sem querer.
Não existe "esqueci minha senha" com recuperação por e-mail — mas também não depende só do Admin resetar. Barbeiro e Contador têm a própria versão de Configurações → Usuários e perfil (mesmo nome, mesmo ícone de engrenagem no menu deles) mostrando só o próprio nome, com o mesmo botão "Trocar senha" — dá pra trocar sozinho a qualquer momento, sem precisar pedir pro Admin. O Admin continua podendo trocar a senha de qualquer um pela lista completa, aqui nessa tela.
Usuários e permissões — a matriz
Uma grade: módulo nas linhas, Barbeiro e Contador nas colunas, com duas caixinhas por papel: Visualizar (aparece ou não no menu) e Editar (só pode ser marcado se Visualizar já estiver marcado).
| Módulo | Barbeiro · Ver | Barbeiro · Editar | Contador · Ver | Contador · Editar |
|---|---|---|---|---|
| Agendamentos | ||||
| Financeiro · Comissão | ||||
| Financeiro · Contas |
Exemplo: Barbeiro vê e edita a própria agenda, vê (mas não edita) a própria comissão, e nunca vê contas da empresa.
Nada muda até clicar em "Salvar permissões" no fim da tela. Padrão de fábrica de uma empresa nova: Barbeiro só vê "Início"; Contador vê Início, os quatro relatórios e as duas partes do Financeiro — o resto fica escondido até o Admin liberar.
Se um Barbeiro disser "não estou vendo Agendamentos no menu", o ajuste é: Configurações → Usuários e permissões → linha Agendamentos → marcar Visualizar (e Editar, se ele também precisar criar/alterar) na coluna Barbeiro → Salvar permissões.
Planos e preços
Os quatro planos disponíveis no cadastro, com valor mensal cheio e o desconto de cada ciclo de pagamento.
| Plano | Barbeiros | Mensagens/mês | Mensal | |
|---|---|---|---|---|
| Basic | 1 | Não | — | R$ 59,90 |
| Bronze | 1 | Sim | 200 | R$ 89,90 |
| Silver | 3 | Sim | 600 | R$ 129,90 |
| Gold | Ilimitado | Sim | Ilimitado | R$ 199,90 |
A cota de mensagens (manuais + do bot) zera todo dia 1º, sem acumular sobra pro mês seguinte. Se acabar antes do fim do mês, dá pra comprar um pacote extra em Configurações → Empresa, sem precisar trocar de plano.
| Ciclo | Desconto sobre o mensal |
|---|---|
| Mensal | — |
| Trimestral | 10% |
| Semestral | 15% |
| Anual | 20% |
Todos os planos incluem os 14 dias de teste grátis, sem pedir cartão de crédito no cadastro.
Dúvidas frequentes
Cadastrei um barbeiro mas ele não consegue entrar no sistema. Por quê?
Cadastrar em Cadastros → Barbeiros só cria o registro/agenda. É preciso, separadamente, criar o login dele em Configurações → Usuários e perfil (ou mandar um convite), vinculando ao cadastro já existente.
Como sei se meu teste grátis está acabando?
O Admin vê uma faixa "Teste grátis: faltam X dias" logo abaixo da barra de topo, em qualquer tela, enquanto durar o período de teste.
Coloquei um barbeiro em cadeira alugada por engano. Perco a configuração de comissão dele?
Não. As exceções de comissão continuam salvas mesmo enquanto ele está em cadeira alugada — é só clicar em "Voltar pra comissão" que elas voltam a valer, exatamente como estavam.
Um cliente cancelou e tinha gente esperando esse horário. Preciso avisar manualmente?
Não, se você cancelou (não marcou como "não compareceu"). O sistema já gera a mensagem de aviso e coloca na fila de Mensagens — mas alguém ainda precisa clicar em "Enviar" pra ela realmente sair, e depois confirmar o novo horário com o cliente.
Meu plano permite quantos barbeiros?
Basic e Bronze: 1. Silver: 3. Gold: sem limite. Veja o número atual em Configurações → Empresa.
Como faço pra mudar de plano ou de ciclo de pagamento?
Em Configurações → Empresa, clique em "Quero trocar de plano", escolha o novo plano/ciclo e envie o pedido. Ele fica "Aguardando confirmação" até o suporte da Gentle Club confirmar o pagamento e efetivar a troca.
Um cliente sozinho consegue marcar horário sem eu fazer nada?
Sim, nos planos com WhatsApp — mesmo que a pessoa nunca tenha sido cliente antes (o bot cadastra sozinho na primeira mensagem) e desde que o número não esteja banido. Ele manda mensagem pro WhatsApp da barbearia e o bot guia todo o resto (veja Bot de atendimento).
Banir o número de um cliente apaga o cadastro dele?
Não. O cadastro do cliente continua igual, só que o bot passa a recusar agendamento desse número (indo direto pro atendimento humano), e a equipe recebe um aviso ao tentar agendar pra ele pelo sistema. Remover da lista de banidos libera de novo.
As mensagens de WhatsApp do mês acabaram. O que acontece?
Nem a equipe nem o bot conseguem mandar mensagem nova até o mês virar (a cota zera todo dia 1º) ou até você comprar um pacote extra em Configurações → Empresa. Mensagens recebidas do cliente continuam chegando normalmente — só o envio é que trava.
Dá pra mudar o que o bot escreve?
Sim, em Configurações → Bot: cada mensagem que o bot manda tem um campo de texto editável, com opção de "Restaurar padrão" a qualquer momento. Dá também pra desativar opções do menu ou criar uma nova com resposta fixa.
Um barbeiro saiu da equipe. Preciso apagar o cadastro dele?
Não, e o sistema nem deixa apagar de verdade — o botão "Excluir" na lista de Barbeiros na real inativa: ele some da Agenda, do bot e da vaga do limite do plano, mas o histórico de agendamentos, comissão e faturamento continua intacto nos relatórios. Se ele voltar, tem um botão "Reativar" na seção de ex-funcionários.
Cadastrei férias pro barbeiro, mas já tinha agendamento marcado nesse período. E agora?
O agendamento continua existindo normalmente — cadastrar a folga/férias não cancela nada sozinho, só passa a bloquear agendamento novo ou reagendamento pra dentro daquele período. Cabe à equipe entrar em Agendamentos, achar cada um e decidir se remarca ou cancela manualmente.
Os lembretes automáticos de véspera/dia do horário contam na cota de mensagens?
Sim, igual qualquer outra mensagem de WhatsApp (manual ou do bot). Se a cota do mês já tiver acabado na hora do envio, aquele lembrete específico simplesmente não sai — não fica numa fila esperando, nem tenta de novo depois.
Minha equipe tentou entrar e apareceu uma mensagem pra falar com o administrador do sistema. O que houve?
O acesso da empresa foi suspenso manualmente pela Gentle Club, normalmente por pendência de pagamento. Entre em contato com o suporte (suporte@gentleclub.com.br) pra regularizar — assim que confirmado, o acesso volta sozinho, sem precisar de nada além de logar de novo.
Apareceu um aviso vermelho no sininho dizendo que o plano vai vencer. O que eu faço?
É só um lembrete — aparece pro Admin nos últimos 10 dias antes da data de vencimento do plano (ou depois, se já venceu). Clique no aviso pra ir direto em Configurações → Empresa e confira a data. Entre em contato com o suporte (suporte@gentleclub.com.br) pra renovar; se passar do vencimento sem renovar, o acesso pode ser suspenso manualmente.
Dá pra mudar a partir de quantas unidades um produto avisa que o estoque tá acabando?
Sim, em Cadastros → Produtos → editar o produto: o campo "Avisar quando o estoque for menor que" é individual, por produto (vem com 10 de padrão). Um item que sai rápido pode ter um número bem maior; um de giro lento pode ter um número menor, pra não aparecer no sininho à toa.
Um Barbeiro ou Contador esqueceu a senha. Só o Admin pode trocar?
Não precisa. Cada um tem a própria tela de Configurações → Usuários e perfil (no menu deles, embaixo, onde o Admin vê "Configurações") com um botão "Trocar senha" — troca sozinho, sem depender do Admin. O Admin também continua podendo trocar a senha de qualquer um, pela lista completa na própria tela dele.
Como entro em contato com o suporte da Gentle Club?
Por e-mail, em suporte@gentleclub.com.br.